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Importância da elaboração de um plano de actividades/orçamento no SI

Dezembro 11, 2011

Qualquer responsável pelos Sistemas de Informação (SI) de uma qualquer organização, tem que gerir e prever custos associados a este departamento ao longo do tempo. No início do último trimestre de cada ano, é necessário pensar, planear e organizar o próximo ano. Este processo irá permitir prever e elencar as actividades do próximo ano, prevendo os custos e definindo prioridades dos investimentos futuros. É também um exercício para analisar o que foi gasto no corrente ano, e verificar se existe margem para diminuir os custos futuros.

Como responsável pelo sistema de informação não abdico de realizar este trabalho, sendo durante este exercício que posso observar o que se passou de errado no corrente ano. Desta forma posso pensar melhor os próximos investimentos e actividades para o ano seguinte.

Para a definição /construção de um orçamento não existe uma receita objectiva, cada gestor do SI terá o seu método, verificamos que muito do que foi definido nos orçamentos não foi executado, muitas vezes por falta de planeamento dos vários departamentos das organizações.

O quadro actual revela que os responsáveis pelas empresas têm grandes dificuldades em libertar e perceber os investimentos para a área dos sistemas de informação, tornando assim um grande desafio para quem gere os sistemas de informação, por um lado melhorar a apresentação dos seus orçamentos e por outro apresentar de uma forma eficaz o custo beneficio das suas propostas.

Ao gestor dos SI pede-se que seja realista nas propostas que submete, elas devem estar alinhadas tendo em conta a realidade dimensional da sua organização. Deverá propor apenas soluções que sejam sustentáveis, úteis e que traga valor ao negócio.

Numa altura em que se pede cada vez mais rigor na gestão das despesas, é necessário definir objectivos e estabelecer prioridades claras.

Na minha opinião, para se elaborar um plano de orçamento / actividades, deverão seguir-se as seguintes etapas:

1)    Analisar o que foi realizado no plano que está a ser cumprido actualmente.

Nesta fase teremos que ser críticos e observar o que não vai ser realizado, nesse sentido deve procurar-se a explicação, ou razões, que levaram a que as actividades previstas não tenham sido executadas.

Mediante as conclusões obtidas, prever que o que não foi realizado possa ser incorporado no orçamento do próximo ano ou se, por outro lado, já não é actual e deverá ser retirado.

2)    Fazer um levantamento das necessidades dos vários departamentos, mediante as necessidades específicas de cada um ao nível dos sistemas de informação.

Neste processo deverá existir um momento de discussão sobre os reais benefícios das propostas submetidas.

O trabalho do Gestor de SI é ajudar e propor soluções inovadoras na sua área para suporte das necessidades levantadas, sempre com a abertura que é essencial e como agente facilitador.

3)    Compilar a informação recolhida após a consulta realizada no ponto anterior e desenvolver um plano provisório.

Depois de ter consultado os vários departamentos, é necessário elencar soluções para as necessidades encontradas e orçamentá-las. Nesta etapa será também          realizada a análise custo benefício das soluções necessárias para aferir a viabilidade da sua concretização e a primeira definição de prioridades de cada proposta de actividade.

4)    Fazer a primeira apresentação do plano à administração.

Nesta apresentação é necessário apresentar o plano à administração, explicando cada ponto deste e a sua justificação, de forma a defender o plano. É nesta altura que se discute e se alinha o plano com a estratégia da administração para o próximo ano, podendo ser necessário ajustar as prioridades, sendo que alguns pontos do plano poderão ficar por realizar.

5)    Elaboração do plano de actividades

Após a reunião com a administração torna-se necessário compilar o plano e definir um cronograma para a sua implementação tendo em conta recursos, disponibilidades e prioridades.

 

Tal como referi anteriormente, as etapas elencadas são um exercício que deve ser realizado sempre, trata-se de uma ferramenta de gestão que permite que este departamento seja um dos factores de sucesso da organização onde se insere.

 

Nos tempos actuais pede-se aos responsáveis pelos sistemas de informação planeamento, rigor e capacidade de inovação. Penso que, mesmo com os orçamentos cada vez mais limitados, se pode fazer o que uma organização necessita para se tornar competitiva no mercado onde se insere.

 

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