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A importância de definir uma arquitectura de SI na implementação da certificações da qualidade

Maio 29, 2012

Actualmente, o objectivo da maior parte dos responsáveis pelas organizações quando ponderam implementar uma certificação ao nível da qualidade, fazem-no, para cumprir requisitos procedimentais ao nível de relacionamento com outras organizações, ou porque está na moda ter um logo ou uma bandeira. É muitas vezes um caminho para promoção da imagem de eficiência e credibilidade da sua organização.

É óbvio que os grandes objectivos de qualquer certificação, é implementar boas práticas ao nível da organização dos processos de uma qualquer empresa com o objectivo da melhoria contínua, isto é, a procura da excelência. Mas será mesmo isso que sucede, quando uma empresa pretende implementar uma norma?

Ao longo de mais 15 anos de experiência a trabalhar nos sistemas de informação e no suporte na implementação de soluções de organização em várias realidades, constatei na maior parte das vezes que, nessas organizações, na altura das auditorias internas ou de acompanhamento eram de grande “adrenalina”, de grande confusão. Era sempre uma corrida contra o tempo, colocar tudo direito, tirar cópias, registar indicadores, desenvolver procedimentos necessários à obtenção das evidências.

Era usual ouvir estas frases:

“Agora não podemos pensar nisto, só depois das auditorias.”

“Não podemos falar disso agora, só depois das auditorias.”

“Não podemos fazer estas alterações só depois das auditorias.”

“A reunião de acompanhamento do projecto só pode ser realizada na próxima semana, esta semana temos auditorias.”

“Não queremos fazer a manutenção nesta semana, só depois das auditorias”

Muitas vezes me interrogo se as auditorias não são para analisar o funcionamento normal de uma organização? Por exemplo, as auditorias internas não serão para analisar erros e corrigir o que está mal. É fácil de comprovar que, no momento da preparação para auditorias, a produtividade das organizações baixa significativamente, pois a maior parte dos seus colaboradores está focada em prepara-se para as auditorias e não na produção normal do seu trabalho.

O objectivo de qualquer implementação das normas da qualidade, é implementar boas práticas de forma a tornar uma organização mais eficiente e não menos produtiva.

É nesse sentido que os sistemas de informação podem ajudar as organizações nesse propósito, para isso, deve ser criada um arquitectura ao nível dos SI, para que a informação necessária para fornecer evidências, monitorizar processos e fornecer indicadores sejam processados efectivamente e de uma forma global e on-line.

A importância de definir uma arquitectura dos SI, antes de se implementar um sistema de gestão da  qualidade, é crucial para o sucesso da sua implementação.

Assim, a informação deve fluir normalmente para quem dela necessite, há que dotar toda a infra-estrutura da organização de mecanismos de gestão, recolha de indicadores que permitam de uma forma dinâmica aferir o estado da aplicabilidade das normas das certificações, garantir o armazenamento da informação / documentação necessária a um processo específico e que esteja acessível de uma forma transparente e simples.

Torna-se por isso essencial, para os gestores da qualidade de coordenar, monitorizar evidências e garantir a aplicabilidade dos procedimentos criados. Deverá ser a sua competência, transmitir á gestão de topo os desvios e as acções correctivas que serão necessárias a executar quando necessárias, para que o sistema seja eficiente.

È minha convicção de que só se terá de facto os resultados da aplicabilidade das normas da certificação se preparamos ou aplicarmos as boas práticas de normas ao nível da certificação em sistemas de informação. Primeiro, deveremos construir os alicerces e só depois podemos avançar com o resto da infra-estrutura, com uma boa base podemos fazer o que queremos, sem ter necessidade de destruir, mas sim de complementar o que já foi realizado, acrescentando valor ao que se já tem.